Als ondernemer wil je graag dat je klanten op tijd betalen, maar dat gebeurt niet altijd vanzelf. Veel ondernemers worstelen ermee om herinneringen te sturen en om te gaan met betalingsachterstanden. Het goede nieuws is dat je dit proces kan automatiseren. Door je debiteurenbeheer te automatiseren, bespaar je tijd, verbeter je de cashflow en houd je de klantrelaties gezond. In deze blog lees je hoe je dat doet.
Wat is geautomatiseerd debiteurenbeheer?
Geautomatiseerd debiteurenbeheer zorgt ervoor dat facturen automatisch worden verstuurd en dat betalingsherinneringen op tijd uitgaan. Je hoeft niet meer handmatig te controleren welke klanten nog niet betaald hebben. Door automatisering kan je gemakkelijk communicatiescenario's instellen, zodat de software automatisch bepaalt welke toon je gebruikt in herinneringen. Voor trouwe klanten gebruik je bijvoorbeeld een mildere toon, terwijl lastige betalers een wat strengere aanpak krijgen.
Voordelen van automatische herinneringen
Het grootste voordeel van automatische herinneringen is dat je altijd op tijd je klanten aanspreekt over openstaande betalingen. Dit verkleint de kans op fouten, zoals vergeten facturen, en verlaagt de administratieve druk. Bovendien hoef je geen ingewikkelde handmatige acties uit te voeren. Automatisch verstuurde herinneringen hebben vaak ook een directe betaallink. Hierdoor kunnen klanten snel en eenvoudig kunnen betalen via hun favoriete betaalmethode, zoals Bancontact of PayPal.
Betalingsregelingen instellen
Soms zit een klant financieel even krap. In zo’n geval kan je via je geautomatiseerde systeem betalingsregelingen aanbieden. Dit betekent dat klanten hun factuur in delen kunnen betalen over een bepaalde periode. Zo behoud je een goede relatie met je klant, zonder direct hard in te grijpen. De automatisering zorgt ervoor dat ook dit proces moeiteloos verloopt, zonder dat jij er extra tijd aan kwijt bent.
Hoe begin je met automatiseren?
Als je begint met het automatiseren van je debiteurenbeheer, is het belangrijk dat je administratie altijd up-to-date is. Facturen moeten kloppen en goed geregistreerd zijn. Zodra alles netjes staat, kan je via de software de automatisering activeren. Van het versturen van facturen tot het inboeken van betalingen: het systeem houdt alles bij, zodat jij overzicht hebt zonder extra moeite.
Slim automatiseren voor betere resultaten
Een geautomatiseerd debiteurenbeheer betekent niet dat je de controle verliest. Met een duidelijke cockpit binnen je software zie je in één oogopslag hoe je debiteuren ervoor staan en welke acties er lopen. Automatiseren helpt je bovendien niet alleen om sneller betaald te krijgen, maar ook om efficiënter te werken. Je hebt minder administratie, meer inzicht in je cashflow en meer tijd voor de zaken die echt belangrijk zijn: je bedrijf laten groeien en je klanten goed bedienen.
